¡Localizados! Importancia de descriptores y ubicaciones en las bibliotecas escolares

Imagen BY-NC-SA jmanuelgarrido

Vamos con una nueva reflexión sobre la importancia de gestionar de manera rigurosa y sistemática los fondos de nuestra biblioteca escolar. Para ello es imprescindible prestar atención a dos detalles que, en muchas de las bibliotecas escolares que visito -en ocasiones incluso en la del centro donde trabajo- descuidamos durante la catalogación, son: el uso de descriptores y la correcta ubicación de los ejemplares. Porque una biblioteca no basta con mantenerla ordenada y permitir el préstamo individual para considerar que funciona adecuadamente. Tengamos en cuenta que una biblioteca escolar es mucho más que una sala de almacenaje y/o préstamo -leed sobre ello en esta otra entrada "Concepto, necesidad y ámbitos de la biblioteca escolar en el siglo XXI"-.

Imaginemos que estamos buscando fondos para realizar una propuesta de dinamización cultural, de apoyo a un proyecto de aula, de cualquier asignatura o a nivel de centro; que estamos buscando lecturas para desarrollar una actividad de promoción lectora a nivel de centro sobre algún aspecto del currículo o para apoyar unas jornadas significativas como pueden ser el Día Escolar de los Derechos de la Infancia, Día Escolar de la Paz y la No Violencia, el Día Internacional de la Mujer o el Día Escolar de la Salud. En esas situaciones, si la biblioteca escolar es capaz de ofrecer apoyo y recursos tras el proceso de búsqueda iniciado, el alumnado, los docentes y las familias la percibirán y sentirán realmente como un centro recursos para la lectura, el aprendizaje y la información como es realmente su finalidad.

Para conseguir dicha finalidad en la biblioteca debemos ser capaces de localizar aquellos recursos existentes relativos a nuestras necesidades escolares en los distintos momentos del curso escolar. Si dichos recursos existen y están disponibles tras su búsqueda y localización, habremos conseguido una biblioteca funcional para el entorno escolar. Como digo, en este proceso, la catalogación correcta consiste en ir más allá de la inclusión de los fondos en el programa de gestión -Abies o AbiesWeb- a través de su autor, ilustrador, título, editorial, etc. Esto es una catalogación simple de los recursos. Necesitamos de la inclusión de detalles como son los descriptores, sinopsis, aplicación pedagógica... y, por supuesto, su ubicación específica; detalles que serán la puerta para su fácil localización posterior. Recordemos esto: cuanto más precisa y variada sea la catalogación de un fondo más fácil y ágil será su posterior localización y uso cotidiano.

Pero ¿qué son los descriptores? Son unos registros auxiliares, incluidos en los programas de gestión bibliotecaria, que posibilitan su categorización en función de "palabras clave" que los describen de manera funcional. Son los términos con los que definimos su contenido, tema o finalidad. A más variedad y precisión, más facilidad de recuperación y localización posterior mediante la consulta del catálogo.

En esto radica su valor e importancia. De ahí también que debamos cuidar la coherencia, eliminemos los errores y las duplicidades en el registro de auxiliares que usamos en nuestro programa de gestión. Pensemos que es muy sencillo que en durante el proceso de catalogación, a lo largo del tiempo, encontremos fondos catalogados bajo el descriptor "paz", "pacifismo", "movimiento pacifista"... variedad que no aporta valor y dificulta la posterior localización de recursos, por ello es importante simplificarlos y unificarlos.

Vídeo realizado por Juannogalte

Con el programa AbiesWeb tenemos unas ventajas añadidas respecto al programa Abies. Tenemos, además de los descriptores predeterminados, denominados "Otros descriptores" y que no podemos modificar, los "Descriptores de centro" que son de escritura libre: la persona que cataloga puede añadir términos o expresiones que considere. Si ya están incluidos en la lista de descriptores, se añadirán automáticamente. Pero si no están, nos aparecerá un mensaje para averiguar si queremos que se añada el nuevo descriptor -a la ficha del catalogación del fondo y al listado de auxiliares o solo a la ficha de catalogación-.

Además tenemos el campo de "aplicación pedagógica" que nos permite añadir el ciclo, etapa, materia... relacionada con el documento. Al escribir los primeros caracteres nos aparecerá el listado disponible para elegir.

En mi centro, actualmente usamos el Abies 2.0. un programa, que supuso un gran avance para la gestión de las bibliotecas escolares pero que con AbiesWeb se ha visto notablemente superado. ¿Para cuándo su implantación en Castilla-La Mancha?

Vídeo realizado por Juannogalte

En la Biblioteca escolar del CEIP Virrey Morcillo el sistema o programa se usa de manera satisfactoria pero mejorable, pues facilita la recuperación de muchos de los fondos en los procesos de búsqueda aunque hay errores por duplicidad, errores de escritura, etc. que debemos subsanar mediante la herramienta de Abies2.0 que se llama "Unificar". Además deberíamos reducir el número de personas que cataloga para así unificar al máximo los criterios a la hora de seleccionar descriptores. Para ayudarnos en el proceso de selección  de descriptores para un ejemplar en concreto es importante generalizar el uso de bases de datos -mi preferida es la de Canal Lector- como las citadas en la entrada "¿Dónde buscar libros infantiles y juveniles de calidad?". En la información que nos ofrecen dichas bases de datos sobre los fondos analizados encontramos descriptores que nos pueden ayudar para que los incorporemos en el proceso de catalogación de nuestros ejemplares en el programa informático que utilicemos.

Por ejemplo, si procedemos a buscar ejemplares para organizar una exposición temática sobre el Día de la Mujer, en el colegio procedemos a buscar en el catálogo. Para ello debemos ir al Programa Abies2.0 y en la consulta avanzada, en descriptores, buscamos los siguientes términos: "mujeres", "feminismo" e "igualdad".

El resultado de la búsqueda es un listado con el siguiente número de ejemplares según descriptores: "mujeres" 6 ejemplares, "feminismo" 5 ejemplares y con "igualdad" 17 ejemplares.

Lo que supone que nos ofrece bastantes resultados y podemos organizar la exposición que teníamos prevista sin tener que perder tiempo en consultar gran diversidad de descriptores.

Como vemos, se confirma que podemos simplificar los descriptores. Eliminar errores de escritura en algunos descriptores o la existencia de fondos sin descriptores añadidos. Además debemos seleccionar correctamente los "tipos de documentos" y diversificar en el catálogo la diversidad de fondos para que no solo se ofrezcan libros impresos y DVDs que es lo que se cataloga de manera ordinaria.

Lecturas preparadas para "Leer en femenino" ¿Os animáis con alguno de los títulos disponibles? Tenemos libros álbumes, comics, biografías, informativos, narrativos... #CEIPVirrey #lectura #bibliotecasescolar #8demarzo #feminismo #Villarrobledo pic.twitter.com/EFrAE9T3Yy

— CEIP Virrey Morcillo (@CEIPVirrey) 7 de marzo de 2018

Además puede ser interesante elaborar un listado impreso con los descriptores que ya incluye Abies y que son más significativos en función de nuestro Plan de lectura, escritura, información y biblioteca escolar y en relación con las propuestas ordinarias del centro.

Para concluir volver a destacar la importancia de la correcta y rica catalogación de los fondos de las bibliotecas escolares. Para ello necesitamos tiempo, más del actualmente disponible; formación de los responsables y precisión en el trabajo a realizar de gestión de la biblioteca escolar. Con ello conseguiremos facilitar la labor docente y los procesos de búsqueda y localización por parte de todos los usuarios.