La tarea de catalogar en una biblioteca escolar con Abies

Imagen BY-NC-SA jmanuelgarrido

En una biblioteca escolar podemos destacar diversidad de funciones a realizar por el Equipo de biblioteca. Es un trabajo que requiere formación específica y dedicación para no cometer errores complejos de subsanar y, sin embargo, este es un aspecto que se suele tratar de manera poco rigurosa en la mayoría de las bibliotecas escolares y que, por tanto, crea situaciones embarazosas a posterioridad para el correcto funcionamiento de las bibliotecas.

Las llamadas tradicionalmente "tareas técnicas" se incluyen en dichas funciones y serían aquellas que nos sirven para identificar un fondo como propiedad de nuestra biblioteca en concreto y que nos facilitan su localización en los procesos de búsqueda. Dicho proceso técnico se compone de las siguientes tareas: 

1. Registro: es el número asignado al documento para distinguirlo de cualquier otro. Actualmente dicho número nos lo estipula de manera automática el programa de gestión utilizado ya sea Abies2.0 o AbiesWeb. Dicho número se indica en la portada del documento precedido de la letra R y cerca se coloca el sello de la biblioteca.
2. Sellado: Mediante la estampación del sello en la portada del documento identificamos su propiedad. Se coloca en la portada y en algunas páginas intermedias impares -estableciendo siempre una secuencia como puede ser la 7-17-27-37- y en la última.
3. Catalogación: Es el último proceso técnico con el que incorporamos al catálogo los aspectos y detalles técnicos, gráficos y bibliográficos de un ejemplar, creando así su registro bibliográfico, para ubicarlo y recuperarlo fácilmente dentro del catálogo y la biblioteca. Sería lo que, en las bibliotecas antiguas, correspondería a la ficha bibliográfica.
4. Contenido del documento:
• Clasificación: Con ella representamos el tema principal de cualquier documento registrado en una biblioteca mediante un código numérico o alfanumérico dentro del sistema de clasificación bibliográfico, el más extendido en España la CDU. En las bibliotecas escolares adaptamos por simplificación dicho sistema de la CDU. En esta entrada dejo la adaptación para la B.E. de mi centro.
• Indización: Con este proceso describimos el contenido de los documentos mediante los descriptores o palabras clave del lenguaje natural. Mirad esta entrada específica al respecto "¡Localizados! Importancia de descriptores y ubicaciones en las bibliotecas escolares". 
5. Signatura: Es el signo utilizado para señalar la localización en la biblioteca está formado por tres renglones: el primero indica la CDU del documento, el segundo las dos o tres primeras letras en mayúsculas del apellido del autor y la tercera, las dos o tres primeras letras del título de la palabra con carga de significado.
6. Tejuelado: La signatura se imprime en una etiqueta adhesiva que se pega en el lomo del ejemplar.
7. Código de barras: Es la etiqueta que colocamos preferentemente en la contracubierta con la información que identifica un ejemplar (código de barras, signatura y número de ejemplar).
8. Colocación: se colocarán de izquierda a derecha y de abajo a arriba en las estanterías.

Como vemos, en el proceso de catalogación debemos prestar atención a estos detalles, sobre todo a la concreción de la CDU, los descriptores, la ubicación del ejemplar y las aplicaciones pedagógicas de éste. Vamos a ver algunos consejos respecto a estos aspectos.

En primer lugar dejo mi adaptación de la CDU para las bibliotecas escolares. Existen similares en comunidades como Galicia, Extremadura, Navarra o Andalucía sencillo es localizarlas en la red.

En cuanto a los descriptores y aplicaciones pedagógicas debemos prestar atención a incluir aquellos más representativos e interesantes. Tanto de los que vienen predefinidos en el programa como de aquellos, propios del centro. Podemos ver como en AbiesWeb nos permite dichas opciones.

Captura de pantallas con descripción del contenido de un fondo concreto.

En cuanto a la ubicación de los fondos es importante señalarla en el programa de gestión. Por otro lado tenemos que reconocer que uno de los mayores problemas cuando la biblioteca escolar se usa regularmente por todo el alumnado es la de mantener el orden y correcta ubicación de los ejemplares. Pensemos por ejemplo que en mi centro hay 451 alumnos, que pasan todos semanalmente por la biblioteca -desde los de 3 años a los de 12- y que el Equipo de biblioteca no puede dedicar su tiempo disponible para colocar correctamente los ejemplares que se prestan. De ahí que quiera aclarar ahora una estrategia que facilita que todos los usuarios coloquen correctamente los fondos en la biblioteca y que usamos en la de nuestro colegio y que he extendido a otras muchas bibliotecas y es el hecho de que a todos los fondos les añadimos un segundo tejuelo, en la parte superior del lomo, que incorpora una letra y un número. La letra indica la estantería de la biblioteca y el número nos señala la leja. Esto mismo se hace para indicar los fondos que hay ubicados en las aulas o departamentos, por ejemplo los fondos del aula de Infantil 5 años B tendrán un tejuelo superior que pone I5B y los de 3º de Primaria del grupo A llevarán P3A.

En el programa de gestión. Ya sea Abies 2.0 o AbiesWeb debemos indicar su ubicación en la pestaña de catalogación correspondiente. Aquí podemos ver algunas capturas de pantalla al respecto.

Tras lanzar una búsqueda en el catálogo de AbiesWeb se nos ofrecen los ejemplares existentes y sus ubicaciones

En Abies 2.0 nos sucede lo mismo, tras lanzar la búsqueda y abrir el fondo nos ofrece los ejemplares y ubicaciones de cada uno de ellos.

VAMOS A EXPLICAR AHORA CÓMO CATALOGAR UN EJEMPLAR PASO A PASO

Nick Youngson. Catalog (CC BY-NC-SA)

Todo el proceso de catalogación debemos realizarlo desde el perfil de bibliotecario. Se puede hacer introduciendo todos los datos del fondo de manera manual o usando la importación desde otros catálogos. Claro está que el método más fácil que tenemos es el de recurrir a la importación desde dichos catálogos especializados. Las opciones de catálogos remotos son el de la Biblioteca Nacional, la British National Bibliography, la REBIUN o Red de Bibliotecas Universitarias, la  de la Universidad Complutense de Madrid u otras que se incorporen a la aplicación.

Con todo, el proceso es sumamente simple y se reduce a consultar si en "OTROS CATÁLOGOS", "OTROS ABIES", "BÚSQUEDA LOCAL" o a través de la "IMPORTACIÓN DE REGISTROS" encontramos el fondo que buscamos en otras bibliotecas que ya lo tengan catalogado. Podemos consultar por distintos datos como son ISBN, por título, por autor o en cualquier campo; aunque la mejor opción es por ISBN del fondo a catalogar. En el caso de que lo encontremos solo tenemos que pulsar en el botón "IMPORTAR" para que la catalogación pase automáticamente a nuestro sistema. Ya tenemos el fondo para su catalogación en nuestra biblioteca pero aún no hemos terminado.

Con ello el fondo se cataloga solamente una vez, después se le indicará a la aplicación cuántas copias o ejemplares de dicho fondo tenemos en nuestra biblioteca. ¡Manos a la obra!

Imagen obtenida de AbiesWeb al importar fondos desde otros catálogos remotos.

Como indico, si el fondo buscado no está en ninguno de los catálogos disponibles podemos acceder a incorporarlo a través de la importación de archivos desde otra biblioteca o búsqueda en Servidores z39.50 desde el que descarguemos el fondo en formato ISO 2709

Ahora debemos acceder a seleccionar en nuestro catálogo dicho fondo y editarlo para añadir los contenidos necesarios hasta completar su ficha bibliográfica sin olvidar asignar la CDU adaptada, los descriptores y la aplicación pedagógica; aspectos comunes al fondo y todos los ejemplares asociados de dicho fondo. Vemos la imagen y el icono con la "A y el lápiz" para editar el fondo.

Tras buscar el fondo en el catálogo nos aparecen tres iconos para las opciones de "editar" su ficha, "eliminarlo" o "añadir ejemplares"

Al entrar a editar el fondo nos aparecerá la siguiente pantalla para completar sus datos de contenido. Cuanto más descriptiva y completa sea la ficha más fácil será localizar y conocer el contenido del fondo y los ejemplares sin tener que verlo físicamente.

Para asignar los descriptores tenemos dos opciones: conocer en detalle el fondo a catalogar o consultar bases de datos que describan dicho fondo y de las que podamos copiar los descriptores a asignar. Recordad la referencia que hacíamos al principio de esta entrada "¡Localizados! Importancia de descriptores y ubicaciones en las bibliotecas escolares". Yo recomiendo mucho Canal Lector entre otros.

En esta misma ventana aprovecharemos para incorporar una "sinopsis" si nos resulta de interés o indicar "materiales complementarios" si es que disponemos de dichos recursos en nuestro centro, por ejemplo: fichas, tareas, plan de dinamización lectora a dicho fondo, material didáctico... podéis ver el ejemplo que he completado.

Señalar que en cualquier momento podremos acceder a estas fichas de ejemplares de nuestra biblioteca para completarlas más o actualizarlas con nuevos datos.

Una vez completada su ficha le daremos a "GUARDAR". Y al acceder a nuestro catálogo podremos indicar que queremos incorporar un nuevo ejemplar o más ejemplares a través de la opción "NUEVO EJEMPLAR" (representada por el icono de un libro con un signo +) para proceder a cumplimentar los datos específicos sobre los ejemplares disponibles, su tipología (normal, no prestable, restringido, libro de texto) y sus ubicaciones en función de las creadas en nuestra biblioteca escolar.

Pantalla desde la que podemos incorporar ejemplares con distinta tipología y a distintas ubicaciones.

Una ventaja que tiene usar AbiesWeb respecto a Abies2.0 es la posibilidad de gestionar los fondos y los usuarios desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Mientras que Abies2.0 se gestiona en local, es decir, desde el ordenador de gestión de la biblioteca; AbiesWeb permite acceder a la biblioteca para consultarla e, incluso, gestionarla, desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Esto facilita sobre manera la labor del Equipo de biblioteca que ya no está supeditado a que el ordenador de la biblioteca esté libre y no ocupado por cualquier docente que esté realizando préstamos, devoluciones o consultas a nivel de aula.

Por último, puesto que muchos centros todavía usan o usamos el Abies2.0 dejo aquí enlazado el documento para conocer cómo catalogar con dicha versión del programa a la espera de que en Castilla-La Mancha se implemente por fin el AbiesWeb, aplicación que necesitamos para fortalecer nuestras bibliotecas escolares.